เทคนิคการประชุม

16  กุมภาพันธ์  2548

Font : CordiaUPC

From e-Learning   http://utcc.ac.th/el/kaewta/meeting

บทที่ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการประชุม

ความหมาย

         การประชุม   หมายถึง   การที่บุคคลที่มารวมกันเพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยน   ความคิดเห็นกัน

  อย่างเป็นระบบระเบียบและมีจุดมุ่งหมาย

 

ความสำคัญ

    การประชุมเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารและดำเนินการ  การประชุมจึงเป็นกลไกที่สำคัญ 

  ของหน่วยงานทุกระดับ    เป็นการทำงานทางความคิด   เป็นจุดรวมของความคิด   การตัดสินใจ

  นโยบาย  การศึกษาค้นคว้าวิจัย  การแก้ไขปัญหาและเกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์

 

ประโยชน์  

การประชุมมีประโยชน์ ดังนี้

         1.  ช่วยให้เกิดการทำงานทางความคิดร่วมกัน

         2.  ช่วยให้เกิดความรอบคอบในการตัดสินใจ

         3.  ช่วยในการกระจายข่าวสาร

         4.  ช่วยในการประสานงาน  ประสานความคิดและสร้างความเข้าใจ

          5.  ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน

          6.  ช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงาน

          7.  ช่วยให้เกิดแนวทางใหม่ วิธีการหรือกระบวนการใหม่ ๆ จากการ เสนอความเห็น

              ในการประชุม

 

ศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

องค์ประชุม            -  ผู้มีหน้าที่ต้องเข้าประชุม ได้แก่  ประธาน  รองประธาน   กรรมการ  

                                     กรรมการและเลขานุการ

ครบองค์ประชุม     -  จำนวนผู้เข้าประชุมครบตามที่ระบุไว้ในระเบียบข้อบังคับโดยทั่วไป  

                                   หมายถึงไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนสมาชิก  หากไม่ครบองค์ประชุม 

                                   มติที่ได้ถือเป็นโมฆะ

  ที่ประชุม                -  บรรดาผู้เข้าประชุมทั้งหมด  ไม่ใช่สถานที่ประชุม

  ระเบียบวาระ          -  เรื่องที่จะนำเข้าปรึกษากันในที่ประชุม

ญัตติ                      -  ข้อเสนอซึ่งผู้เข้าประชุมเสนอให้ที่ประชุมพิจารณาลงมติ   หากเสนอเป็นลาย

                                  ลักษณ์อักษร ก่อนการประชุม  เลขานุการจะเสนอประธานเพื่อบรรจุเป็น

                                  ระเบียบวาระการประชุม

การอภิปราย            -  การแสดงความคิดเห็น การกล่าวสนับสนุนหรือคัดค้านญัตติที่เสนอต่อที่

                                   ประชุม

 

มติ                         -  ข้อตกลงของที่ประชุมในญัตติต่าง ๆ มติที่ได้อาจเป็นมติโดยเอกฉันท์หรือมติ 

                                โดยเสียงข้างมากโดยการออกเสียงลงคะแนนลับหรือลงคะแนนโดยเปิดเผย

 

องค์ประกอบของการประชุม

ประธาน                  -  ผู้ทำหน้าที่เป็นผู้นำในการประชุม เพื่อให้การประชุมดำเนินไปจน

                                   บรรลุเป้าหมาย อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

รองประธาน            -  ทำหน้าที่แทนประธานเมื่อประธานไม่อยู่หรือไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่

กรรมการ                -  ผู้ที่มีหน้าที่เข้าประชุม เพื่อแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ และ

                                  ออกเสียงลงมติ

 กรรมการและ          -  ผู้ทำหน้าที่จดบันทึกการประชุมและจัดเตรียมการประชุม  นอกเหนือ

เลขานุการ                  ไปจากการทำหน้าที่เช่นเดียวกับกรรมการคนอื่น ๆ

ก่อนการประชุม

  ประธาน                -   กำหนดจุดมุ่งหมายของการประชุม

                              -   กำหนดระเบียบวาระการประชุม วัน เวลาและสถานที่  มอบหมายให้

                                   เลขานุการจัดทำหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน

                               -  เตรียมเนื้อหาสาระที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

   กรรมการ              -  อ่านจดหมายเชิญประชุม

 

หลักและแนวปฏิบัติตามขั้นตอนการประชุม

เตรียมข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์

                               -  หากไม่สามารถเข้าประชุมได้ควรแจ้งให้เลขานุการทราบล่วงหน้า

   เลขานุการ             -  ส่งจดหมายเชิญประชุมและจัดทำระเบียบวาระการประชุม

                               -  จัดทำรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว (ถ้ามี)

                               -  เตรียมสถานที่ อุปกรณ์และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

                               -  เตรียมข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์

  ขณะประชุม

  ประธาน                -  กล่าวเปิดการประชุมและดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระ

                               -  คอยควบคุมดูแลการประชุมให้เป็นไปตามระเบียบ

                               -  กล่าวขอบคุณและกล่าวปิดการประชุม

 กรรมการ              -  เข้าประชุมให้ตรงเวลา

-          แสดงความคิดเห็นในเรื่องที่เกี่ยวกับการประชุม 

 เลขานุการ             -  อ่านรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว (ถ้ามี)

   เสนอให้ที่ประชุมรับรอง

                               -  อ่านระเบียบวาระการประชุมว่า จะประชุมเรื่องใด

                               -  แสดงความคิดเห็นต่าง ๆ ทีเกี่ยวกับการประชุมในฐานะกรรมการ

                               -  จดบันทึกการประชุม

หลังการประชุม

  ประธาน                 -  ติดตามผลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมติของที่ประชุม  โดยอาจ

                                    มอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้ติดตาม

 

  กรรมการ               -  ปฏิบัติหน้าที่ตามทมี่ได้รับมอบหมายจากที่ประชุม

 

  เลขานุการ              -  จัดทำรายงานการประชุม

                               -  ส่งเอกสารแจ้งให้กรรมการทราบมติของที่ประชุม

                               -  ช่วยประธานติดตามผลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมติของที่ประชุม

 

บทที่ประเภทของการประชุม

 

การประชุมที่จำแนกตามวัตถุประสงค์

การประชุมที่จำแนกตามวัตถุประสงค์ มีดังนี้

    1.  การประชุมเพื่อการข่าวสาร

    2.  การประชุมเพื่อแก้ปัญหา

    3.  การประชุมเพื่อการตัดสินใจ

    4.  การประชุมเพื่อการฝึกอบรม

    5.  การประชุมเพื่อระดมความคิด

 

การประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนด

การประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนด มีดังนี้

    1.  การประชุมสามัญ

    2.   การประชุมวิสามัญ

 

การประชุมที่จำแนกตามวิธีการ จัดประชุม

การประชุมที่จำแนกตามระยะเวลาที่กำหนด มีดังนี้

    1.  การประชุมประจำปี

    2.  การประชุมสัมมนา

    3.  การประชุมเชิงปฏิบัติการ

    4.  การประชุมอภิปราย

 

รูปแบบการประชุมที่น่าสนใจ

การประชุมเชิงวิชาการ

        การประชุมเชิงวิชาการเป็นการประชุมที่มีความหมายรวมการประชุมรูปแบบอื่นเข้าไว้ด้วย

    เช่น การสัมมนา  การประชุมเชิงปฏิบัติการ  เป็นต้น   การประชุมเชิงวิชาการจึงเป็นการประชุม 

   ที่มีการถ่ายทอดความรู้  การพัฒนา ความรู้หรือทักษะของผู้เข้าประชุมด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น

    การฟังการบรรยาย   การสัมมนา  การประชุมเชิงปฏิบัติการ  การฝึกอบรม  เป็นต้น

 

บทที่การพิจารณาจัดประชุม

 

การพิจารณาจัดประชุม

   การประชุมเป็นการทำงานอย่างหนึ่ง  เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานในการบริหาร 

  แต่การจัดประชุมเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาไตร่ตรอง  เนื่องจาก การจัดการประชุมแต่ละครั้ง

  มีค่าใช้จ่ายที่นับเป็นการลงทุนที่สูง  เพราะ นำ เอาคนมาใช้เวลาร่วมกัน  หากได้ผลไม่คุ้ม

  จะเป็นความสูญเสียโดยใช่เหตุ

  บางครั้ง หากไม่มีการประชุม ธุรกิจก็สามารถดำเนินไปได้  แต่ถ้ามีการประชุม ธุรกิจอาจจะ

  ดำเนินไปได้ดีขึ้น

 

เมื่อใดควรเรียกประชุม

เมื่อไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุ สภาพและขอบเขตของปัญหาหรือไม่สามารถแก้ปัญหาได้โดยลำพัง

   -  เมื่อมีเหตุการณ์ที่ต้องตัดสินใจโดยกลุ่ม

   -  เมื่อต้องการการสนับสนุน หรือต้องการความร่วมมือจากหลายฝ่าย

  -  เมื่อต้องการหารือเพื่อกำหนดเป้าหมายร่วมกัน

   -  เมื่อต้องการชี้แจงและให้ข้อแนะนำการปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

   -  เมื่อต้องการการประนีประนอมข้อพิพาทหรือความขัดแย้ง

   -  เมื่อต้องการให้เห็นความสำคัญของผู้ที่ได้รับเชิญมาเข้าประชุม

   -  เมื่อต้องการชี้แจงนโยบายหรือให้เหตุผลในการตัดสินใจ

   -  เมื่อต้องการทบทวนสิ่งที่มีมติไปแล้ว

   -  เมื่อต้องการจัดการฝึกอบรมหรือจัดกิจกรรมใด ๆ

·       เมื่อใดไม่ควรเรียกประชุม

  -  เมื่อเรื่องนั้นสามารถตัดสินใจได้โดยลำพัง

   -  เมื่อผู้เกี่ยวข้องไม่สามารถเข้าประชุมได้

   -  เมื่อขาดข้อมูล ข้อเท็จจริงที่สำคัญที่จะต้องใช้ในการพิจารณา

   -  เมื่อไม่สามารถเตรียมการประชุมให้พร้อมมูล

   -  เมื่อขาดผู้เหมาะสมหรือผู้เชี่ยวชาญหากจำเป็นต้องใช้

   -  เมื่อมีแนวโน้มที่จะเกิดความยุ่งยากหรือความขัดแย้งรุนแรงจาก

      ผู้เข้าประชุม จะต้องเลื่อนการประชุมไปก่อน

   -  เมื่อประเมินได้ว่า ผลของการประชุมจะไม่คุ้มกับค่าใช้จ่าย

   -  เมื่อมีวิธีการอื่นที่ให้ผลเท่ากันหรือดีกว่าการประชุม

   -  เมื่อสถานการณ์ภายนอกไม่เอื้อต่อการจัดการประชุม

·       การตัดสินใจเลือกผู้เข้าประชุม

เป็นผู้ซึ่งจะให้ประโยชน์แก่ที่ประชุมในด้านความคิดเห็นที่สำคัญ

      ตามวัตถุประสงค์ของการประชุม

   -  เป็นผู้มีข้อมูลและรอบรู้ในสิ่งที่จะเป็นประโยชน์ต่อการประชุม

   -  เป็นผู้ที่มีส่วนได้เสียเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ประชุม

เป็นผู้อยู่ในฐานะต้องให้การรับรองมติหรือผลของการประชุม

   -  เป็นผู้ที่ต้องมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องที่ประชุม

   -  เป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรืออนุมัติให้มีการดำเนินการได้ตามมติของที่ประชุม

   -  เป็นผู้ที่จำเป็นต้องรู้สาระที่นำเสนอในที่ประชุม

·       จำนวนผู้เข้าประชุมที่เหมาะสม

การประชุมเพื่อการตัดสินใจควรมีจำนวนประมาณ 5 คน

   -  การประชุมเพื่อการแก้ปัญหา ควรมีจำนวนประมาณ 7 คน

   -  การประชุมคณะกรรมการเฉพาะกิจ ควรมีจำนวนประมาณ 7 คน

การประชุมเพื่อการบริหาร ควรมีจำนวนประมาณ 10 - 15 คน

   -  การประชุมเพื่อฝึกอบรม ควรมีจำนวนประมาณ 20 - 25 คน

   -  การประชุมชี้แจง ควรมีจำนวนประมาณไม่เกิน 30 คน

   -  การประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารต่าง ๆ มีจำนวนเท่าใดก็ได้ตามจำนวนของผู้ที่จำเป็นต้องรู้ข่าวสารนั้น

 

บทที่รายงานการประชุม

 

·       ความหมาย

รายงานการประชุม  คือ  ข้อความบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุม

   โดยระบุมติของที่ประชุม เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง  เพื่อยืนยันการปฏิบัติงาน  เพื่อแสดง

   กิจการที่ดำเนินการมาแล้ว  และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทราบและปฏิบัติ

   ต่อไป 

 

·       รูปแบบของรายงานการประชุม

 

                                     รายงานการประชุม..........................................................

                                                                  ครั้งที่.........................

                                                            เมื่อ..........................................

                                                    ............................................................

 

                                                              ---------------------------------

 

  ผู้มาประชุม

  ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)

  ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

  เริ่มประชุมเวลา

                           (ข้อความ).......................................................................................................

  ...............................................................................................................................................

  ...............................................................................................................................................

  เลิกประชุมเวลา

 

                                                                                                     .............................................

                                                                                                          ผู้จดรายงานการประชุม

 

·       ส่วนประกอบของรายงานการประชุม

   1. รายงานการประชุมของใคร    ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น

   2.  ครั้งที่   ให้ลงครั้งที่ประชุมว่า เป็นการประชุมครั้งที่เท่าใดของปีนั้น เรียงลำดับ

        ไปตามปีปฏิทินและทับ ( / ) ด้วยปีพุทธศักราช เมื่อขึ้นปีใหม่ให้เริ่มต้นนับ 1 ใหม่

   3.  วัน เดือน ปี  ให้ลงวันเดือนปีที่ประชุม อาจขึ้นต้นด้วยคำว่า เมื่อ

   4.  สถานที่ประชุม  ให้ระบุสถานที่ที่ใช้ดำเนินการประชุม

   5.  ผู้มาประชุม  ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมและ

        ได้มาประชุม  หากมีผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนพร้อมทั้งระบุว่า

         แทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

   6.  ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่ง

        ไม่ได้มาประชุมพร้อมทั้งระบุเหตุผล (ถ้ามี) ทั้งนี้ การระบุเหตุผลนิยมใช้ว่า ลาป่วย

        ลากิจหรือติดราชการ

   7.  ผู้เข้าร่วมประชุม  ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่ไม่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม      

        แต่ ได้เข้าร่วมประชุม

   8.   เริ่มประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุมตามเวลาจริง  ไม่ใช่เวลานัดประชุมเพราะ

         การประชุมอาจล่าช้ากว่ากำหนด

   9.  ข้อความ  การจดรายงานการประชุมมี 3 วิธี คือ

                        1. จดละเอียดทุกคำพูดพร้อมทั้งมติ

                        2. จดย่อคำพูดที่เป็นประเด็นสำคัญพร้อมทั้งมติ

                        3.  จดเฉพาะเหตุผลและมติของที่ประชุม

        ระเบียบงานสารบรรณ สำนักนายกรัฐมนตรี แบ่งระเบียบวาระการประชุมเป็น 5 วาระ

         ดังนี้          1.  เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

                          2.  การรับรองรายงานการประชุม

                          3.  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

                          4.  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

                           5. เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

            นอกจากนี้ นิยมระบุข้อความเกริ่นนำไว้ในตอนต้นและระบุกำหนดการประชุมครั้งต่อไปในช่วงท้าย

     10.  เลิกประชุมเวลา  ให้ลงเวลาเลิกประชุมตามเวลาจริง

     11. ผู้จดรายงานการประชุม  ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

 

·       แนวทางการจดรายงานการประชุม

- ระเบียบวาระที่เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

       วาระนี้ประธานแจ้งให้ที่ประชุมรับรู้โดยไม่ต้องพิจารณาสิ่งใดเพิ่มเติมในการประชุม

       หากเรื่องที่แจ้งมีหลายเรื่องให้แยกเป็นข้อ ๆ   ในกรณีที่ไม่มีเรื่องแจ้ง ให้ระบุว่า ไม่มี

       มติของระเบียบวาระนี้ คือ ที่ประชุมรับทราบ

  -  ระเบียบวาระที่การรับรองรายงานการประชุม

        หากไม่มีการแก้ไขรายงานการประชุม จะระบุข้อความรับรองรายงานการประชุมครั้งที่

     เท่าใด ทับด้วยปีพุทธศักราช

         หากมีการแก้ไขรายงานการประชุมจะจดบันทึกเป็น 2 ส่วน  คือ ส่วนแก้ไขและส่วนรับรอง

     การแก้ไขข้อความควรระบุให้ชัดเจนว่า แก้ไขข้อความในระเบียบวาระใด หน้าใดหรือข้อใด

     และเป็นการแก้ไขเปลี่ยนแปลงจากข้อความเดิมเป็นข้อความใด มีการเพิ่มหรือตัดข้อความใด

  -  ระเบียบวาระที่เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

        ระเบียบวาระนี้ หลายหน่วยงานนิยมใช้ชื่อว่า เรื่องสืบเนื่อง  เป็นการบันทึกเรื่องที่พิจารณา

    ไปแล้วและยังอยู่ในระหว่างดำเนินการ

  -  ระเบียบวาระที่เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

         วาระนี้เป็นการบันทึกเรื่องที่นำเข้าพิจารณาในการประชุม หากมีหลายเรื่องจะแยกบันทึกเป็น

   เรื่อง ๆ ระบุความคิดเห็นประเด็นสำคัญและมติของที่ประชุมนิยมใช้ว่า ที่ประชุมมีมติเห็นชอบ

   ด้วย  หากมีการมอบหมายหน้าที่ ควรระบุให้ชัดเจน อาจบันทึกมติช่วงนี้ว่า ที่ประชุมรับทราบ

  -  ระเบียบวาระที่เรื่องอื่น ๆ

          วาระนี้เป็นการบันทึกเรื่องที่ไม่ได้มีการระบุไว้ในรายงานการประชุมครั้งก่อนและไม่ได้จัด

    ไว้ในระเบียบวาระ แต่มีผู้เสนอขึ้นและไม่ใช่เรื่องสำคัญ

สามารถพิจารณาและสรุปเป็นมติของ

    ที่ประชุมได้  การบันทึกจะระบุประเด็นสำคัญและมติของที่ประชุมไว้ ซึ่งอาจระบุว่า ที่ประชุม

    รับทราบหรือที่ประชุมมีมติเห็นชอบด้วย แล้วแต่กรณี

 

·       ตัวอย่างรายงานการประชุม

รายงานการประชุม  คณะกรรมการส่งเสริมเอกลักษณ์ไทย

                                                    ครั้งที่ 2/2544

                                      เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 8 กุมภาพันธ์ 2544

                                                        ห้องใบบุญ

                                                                  ----------------------------

                     ผู้มาประชุม

                                 1.  นายบุญยิ่ง                          สหการ                          ประธาน

                                 2.  นายบุญมี                            สวยเสมอ                      กรรมการ

                                 3.  นายบุญนำ                          สมบูรณ์ดี                      กรรมการ

                                 4.  นางสาวบุญศรี                    สถาพร                          กรรมการ

                                 5.  นางบุญรัก                          สมประสงค์                   กรรมการ

                                 6.  นายบุญประกอบ                 สมสกุล                          กรรมการ

                                 7.  นางสาวบุญสุข                   สุขกมล                 กรรมการและเลขานุการ

                      ผู้ไม่มาประชุม

                         1.  นายบุญมา                          สบายใจ                         (ลากิจ)

                                  2.  นางสาวบุญพา                   สมัครสมร                    (ลาป่วย)

                  เริ่มประชุม เวลา 10.10 .

                                     เมื่อกรรมการมาครบองค์ประชุมแล้ว ประธานกล่าวเปิดการประชุมและเริ่มดำเนินการ

                       ประชุมตามระเบียบวาระ ดังต่อไปนี้

                       ระเบียบวาระที่ 1  เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

                                     ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า มหาวิทยาลัยหอการค้าไทยเชิญประธานไปบรรยาย  เรื่องเอกลักษณ์ไทย  ในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2544  เวลา 14.00 ณ หอประชุมมหาวิทยาลัยหอการค้าไทย  ที่ประชุมรับทราบ

                      ระเบียบวาระที่ 2  การรับรองรายงานการประชุม

                                 ที่ประชุมพิจารณาแล้วมีมติแก้ไขข้อความ ดังนี้

                            ระเบียบวาระที่ 3 ข้อ 2 ตัดข้อความ"นายบุญมี    สวยเสมอ"

                            ระเบียบงวาระที่ 4 ข้อ 3 เพิ่มเติมข้อความ "ทุกวันเสาร์ สัปดาห์สุดท้ายของเดือน"

                            ระเบียบวาระที่ 5 ข้อ 1 จากข้อความ"จำนวน 50 คน" แก้ไขเป็น"จำนวน 500 คน"

                                  ต่อจากนั้น ที่ประชุมมีมติรับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 1/2544

                 ระเบียบวาระที่ 3  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

                                  นางสาวบุญศรี  สถาพร รายงานต่อที่ประชุมว่า งานแสตมป์กรุงสยามกำลังดำเนินงานตามโครงการที่ได้รับอนุมัติไปแล้ว  ขณะนี้กำลังติดต่อวิทยากรและหน่วยงานต่าง ๆ ที่จะมาให้ความรู้และจัดแสดงนิทรรศการ คาดว่า การติดต่อทั้งหมดจะเรียบร้อยภายในเดือนกุมภาพันธ์ 2544  ที่ประชุมรับทราบและประธานได้มอบหมายให้นางสาวบุญศรี  สถาพร ไปจัดทำบทสรุป

 การดำเนินงานตามโครงการเป็นเอกสารเพื่อนำเสนอในการประชุมครั้งต่อไป

                      ระเบียบวาระที่ 4  เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

                                   1.  การจัดงานสัปดาห์เหรียญกษาปณ์ไทย

                                        ประธานขอให้กรรมการร่วมกันแสดงความคิดเห็น  ที่ประชุมได้เปิดอภิปรายแสดงความคิดเห็นพอสรุปได้ว่า   งานสัปดาห์เหรียญกษาปณ์ไทยประกอบด้วยนิทรรศการเกี่ยวกับวิวัฒนากรของเหรียญกษาปณ์ไทยและจัดแสดงเหรียญรุ่นเก่า  การอภิปรายหัวข้อ "อนาคตที่

รุ่งโรจน์ของเหรียญกษาปณ์ไทยการจัดฉายสไลด์มัลติวิชั่นจากกรมธนารักษ์และการเปิดบริการ

รับแลกเหรียญ   ที่ประชุมมีมติเห็นชอบด้วย

                                         ประธานได้มอบหมายหน้าที่ ดังนี้

                                          1.1 นายบุญมี  สวยเสมอ รับผิดชอบจัด ป้ายนิทรรศการ

                                          1.2  นายบุญประกอบ  สมสกุล รับผิดชอบ ด้านสถานที่และแสงเสียง

                                          1.3 นายบุญนำ  สมบูณณ์ดี  รับผิดชอบ ติดต่อประสานงานกับกรมธนารักษ์

                                          1.4 นางบุญรัก  สมประสงค์และนางสาวบุญศรี  สถาพร รับผิดชอบ การประชาสัมพันธ์

                                          1.5 นางสาวบุญสุข  สุขกมล รับผิดชอบ ด้านเอกสาร

                                          ที่ประชุมรับทราบ

                                      2.  การจัดการแสดงไปร่วมงานสงกรานต์ของสมาคมสตรีไทย

                                           ประธานขอให้กรรมการร่วมกันแสดงความคิดเห็น ที่ประชุมแสดงความคิดเห็น   พอสรุปได้ว่า ควรจัดการแสดงชุดการละเล่นพื้นบ้าน เช่น รีรีข้าวสาร มอญซ่อนผ้า  เป็นต้น โดย ติดต่อการแสดงจากสถาบันราชภัฏสวนสุนันทา   ที่ประชุมมีมติเห็นชอบด้วย

                                            นอกจากนี้ ประธานได้มอบหมายให้นางบุญรัก  สมประสงค์ ติดต่อการแสดงจากสถาบันราชภัฏสวนสุนันทา   ที่ประชุมรับทราบ

                        ระเบียบวาระที่ 5 อื่น ๆ

                                             1.  นางบุญรัก   สมประสงค์ เสนอให้แต่งตั้งนายบุญธรรม  สวัสดี เจ้าหน้าที่กองส่งเสริม งานเอกลักษณ์ เป็นผู้ช่วยเลขานุการของคณะกรรมการส่งเสริมเอกลักษณ์ไทย เพื่อแบ่งเบาภาระของกรรมการและเลขานุการ ที่ประชุมมีมติเห็นชอบด้วยและประธานมอบหมายให้เลขานุการจัดทำหนังสือแต่งตั้ง

                                              2.  นายบุญประกอบ  สมสกุล เสนอให้จัดเครื่องดื่มประเภทน้ำชา กาแฟ แทนน้ำอัดลมระหว่างการประชุมที่ประชุมมีมติเห็นชอบด้วย และประธานมอบหมายให้เลขานุการเป็นผู้จัดเตรียม เครื่องดื่มประเภทน้ำชา กาแฟ ตั้งแต่การประชุมคร้งต่อไป

                                               การประชุมครั้งต่อไป วันศุกร์ที่ 18  มีนาคม  2544  เวลา 10.00 . ณ ห้องใบบุญ

                         เลิกประชุม  เวลา 11.50 .

                                                                                                         นางสาวบุญสุข     สุขกมล

                                                                                                           ผู้จดรายงานการประชุม

 

 

บทที่ 5 ปัญหา ข้อบกพร่องและแนวทางแก้ไข

 

·       ปัญหาเกี่ยวกับการประชุม

การประชุมอาจเกิดปัญหาได้จากประเด็นต่อไปนี้

  -  การประชุมเริ่มและเลิกไม่ตรงเวลา

  -  เรื่องที่นำเข้าสู่การพิจารณามีมากเกินไป

  -  มีผู้เข้าร่วมประชุมมากเกินไป

  -  ผู้ซึ่งควรจะเข้าประชุมไม่มาประชุม

  -  ผู้ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ประชุมได้มาประชุม

  -  เรียกประชุมโดยไม่มีเหตุผลที่ควรจะต้องประชุม

  -  การประชุมใช้เวลายาวนานเกินกว่าที่ควร

  -  ผู้เข้าประชุมไม่ตระเตรียมที่จะมีส่วนร่วมในการประชุม

  -  ผู้เข้าประชุมมีวุฒิภาวะและระดับความคิดแตกต่างกันมาก

  -  ปิดประชุมโดยไม่มีข้อสรุปที่ชัดเจน

 

·       ข้อบกพร่องที่มักเกิดขึ้นในการประชุม

ข้อบกพร่องที่เกิดจากประธาน

  ไม่รักษาเวลา มาสาย

   -  ขาดคุณสมบัติในการเป็นผู้ดำเนินการประชุม

   -  ไม่แจ้งระเบียบวาระการประชุม

   -  จัดระเบียบวาระการประชุมไม่น่าสนใจ

   -  ไม่จัดทำเอกสารให้ผู้ร่วมประชุมศึกษาล่วงหน้า

   -  เป็นเผด็จการ ถือความคิดของตนเป็นหลัก มีทิฐิ  ใช้อารมณ์มากเกินไป

   -  มีอคติ ลำเอียง ไม่วางตัวเป็นกลาง

   -  ไม่ศึกษาข้อมูลและเนื้อหาที่นำเข้าประชุม

   -  ขาดสมรรถภาฟในการปัง บางครั้งนั่งหลับ

   -  ถ่อมตัวหรือรู้สึกว่า  ตนมีความรู้น้อยกว่าคนอื่น

   -  ผูกขาดการพูดหรือพูดมากเกินไป

   -  ไม่สามารถควบคุมการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

   -  เรียกประชุมบ่อยหรือมากเกินไป

   -  ครอบงำความคิดของผู้ร่วมประชุม

   -  ขาดการเร่งเร้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น

   -  ไม่กำหนดเวลาให้ผู้เข้าร่วมประชุมพูด

   -  ไม่เปิดโอกาสให้ผู้เข้าประชุมแสดงความคิดเห็น

   -  เกรงใจผู้อื่นมากเกินไป บางครั้งตัดสินใจไม่เด็ดขาด

   -  ขาดประสบการณ์ในการนำการประชุม

   -  ใช้เวลาในการถกปัญหาบางเรื่องมากเกินไป

   -  ไม่สามารถจับประเด็นหรือสรุปความเห็นของที่ประชุม

   -  สรุปเรื่องช้าเกินไป หรือสรุปผลไม่ตรงประเด็น

   -  ปิดประชุมช้าเกินไป ใช้เวลานาน ผู้เข้าประชุมเบื่อหน่าย

  ข้อบกพร่องที่เกิดจากเลขานุการ

  -  ไม่จัดส่งระเบียบวาระการประชุมแก่ผู้เข้าประชุมล่วงหน้า หรือส่งล่าช้า

   -  ขาดความรับผิดชอบ ไม่เตรียมพร้อม  ไม่ดูแลความเรียบร้อย

เตรียมเอกสารการประชุมไม่ครบถ้วน

   -  ขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องที่ประชุม

   -  ขาดทักษะในการบันทึกการประชุม บันทึกผิดพลาดคลาดเคลื่อน

   -  จัดทำรายงานการประชุมล่าช้าและไม่เรียบร้อย

  ข้อบกพร่องที่เกิดจากผู้เข้าประชุม

  -  มีจำนวนผู้เข้าประชุมมากเกินไป

  -  มีพื้นฐานความรู้ความเข้าใจแตกต่างกัน

  -  ไม่เห็นความสำคัญของการประชุม ไม่เตรียมข้อมูล

   -   ถือความเห็นตนเองเป็นใหญ่ ไม่ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น

   -   พูดไม่ตรงประเด็น  พูดเรื่องไร้สาระ

   -   บางคนพูดมากเกินไป  บางคนไม่ยอมพูด

   -   บางคนสงวนท่าทีมากเกินไป ไม่ยอมแสดงความคิดเห็นใด ๆ

   -   บางครั้งแย่งกันพูดในเวลาเดียวกัน

   -   ใช้อารมณ์ในการอภิปรายแสดงความคิดเห็น

   -   ชอบพูดจาโอ้อวด แต่ไม่ยอมรับดำเนินการเรื่องใด

   -   ตกลงกันมาล่วงหน้าเพื่อให้มติออกมาอย่างที่ตนเองต้องการ

   -   ขาดสมรรถภาพการฟัง นั่งหลับ หรือจับกลุ่มคุยกัน

   -   ขาดการประชุมโดยไม่แจ้งล่วงหน้า

   -   มาสาย ไม่ตรงต่อเวลา

   -   ไม่มีความมั่นใจในตนเอง ไม่กล้าอภิปรายโต้แย้ง

   -   ไม่ปฏิบัติตามมติที่ประชุม ไม่เห็นความสำคัญของมติที่ประชุม

   -   มีทิฐิ ดื้อรั้น  ไม่มีมารยาท  ใช้วาจาไม่สุภาพ

   -   ไม่รักษาระเบียบวาระการประชุม อภิปรายหรือเสนอญัตติไม่ตรงตามระเบียบวาระ

   -   ไม่เข้าใจวิธีการประชุมหรือวิธีพูดอภิปรายในที่ประชุม

   -   ไม่รู้บทบาทหน้าที่ของตนเอง สรุปหรือสั่งการแทนประธาน

-   นำเรื่องส่วนตัวเข้ามาเกี่ยวข้อง

   -   ขาดประสบการณ์  ลังเล ไม่กล้าตัดสินใจ  ไม่พร้อมจะลงมติ

   -   ยอมให้ผู้นำการประชุมครอบงำความคิด

   -   ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุม แต่มาเข้าประชุม

  ข้อบกพร่องจากส่วนอื่น ๆ

   -   ระเบียบวาระการประชุมซับซ้อน ไม่กระจ่าง ไม่มีจุดมุ่งหมายที่แน่นอน

   -   หัวข้อเรื่องที่จะประชุมมากเกินไป บางครั้งขาดความต่อเนื่อง

   -   จัดเรื่องไม่เหมาะทั้งกับผู้เข้าประชุม  เหตุการณ์ หรือเวลา

   -   สถานที่และอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่าง ๆ ไม่พร้อม  ชำรุด ไม่สะดวกหรือคุณภาพไม่ดี

   -   มีเสียงรบกวน มีคนผ่านเข้าออกตลอดเวลา

   -   อากาศไม่ดี แสดงสว่างมากหรือน้อยเกินไป

   -   ไม่มีป้ายบอกสถานที่ เปลี่ยนแปลงสถานที่โดยไม่แจ้งล่วงหน้า

   -   รายงานการประชุมผิดพลาดคลาดเคลื่อน คลุมเครือไม่ชัดเจน เข้าใจยาก

   -   รายงานการประชุมล่าช้าเกินกำหนด

   -   รายงานการประชุมมีรายละเอียดมากเกินความจำเป็น ใช้สำนวนภาษาไม่ถูกต้อง

 

·       แนวทางป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่อง

ในฐานะผู้นำการประชุม

   -   เริ่มและเลิกให้ตรงเวลา

   -   จัดเตรียมเนื้อหาสาระให้พร้อม ศึกษาเอกสารล่วงหน้า

   -   พูดให้ทุกคนเข้าใจด้วยถ้อยคำที่ดี  เสนอเรื่องให้เข้าใจง่าย

   -   พูดอย่างชัดเจน มีความกระตือรือร้น เชื่อมั่นในตนเอง

   -   ฟังความเห็นของผู้เข้าประชุม ส่งเสริมให้ทุกคนแสดงความเห็น

   -   หากการประชุมใช้เวลา ควรมีการพัก มีอาหารว่าง

   -   ไม่ครอบงำความคิดของผู้เข้าประชุม

   -   อย่าปล่อยให้แสดงความคิดเห็นนอกประเด็นหรือนอกระเบียบวาระการประชุม

-   อย่าเสียใจเมื่อมีผู้ไม่เห็นด้วยกับตน ยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่าง

   -   อย่าแสร้งทำท่าทางขบขัน หากไม่ขันจริง และไม่แสดงอาการขบขันผู้ใด

   -   อย่าปล่อยให้มีการเถียงทะเลาะกัน แม้ในเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ

   -   อย่าปล่อยให้การประชุมชะงักงันด้วยเหตุการณ์ต่าง ๆ

   -   หากจำเป็น สามารถใช้อุปกรณ์ช่วยให้เหมาะสม

   -   สรุปเรื่องให้มีผลคืบหน้า

  ในฐานะเลขานุการ

  -   เตรียมการประชุมให้พร้อม ทั้งระเบียบวาระการประชุม เอกสารและสถานที่

   -   ส่งหนังสือเชิญประชุมให้เรียบร้อยและล่วงหน้า

   -   จัดส่งเอกสารการประชุม (ถ้ามีให้ผู้เข้าประชุมศึกษาล่วงหน้า

   -   อำนวยความสะดวกในการประชุม

   -   จัดทำบันทึกรายงานการประชุมให้เสร็จโดยเร็ว

   -   แจ้งยืนยันมติของที่ประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบ

   -   ติดตามผลการปฏิบัติตามมติที่ประชุม

   -   แสดงความคิดเห็นในฐานะสมาชิกที่เข้าประชุมคนหนึ่ง

  ในฐานะผู้เข้าประชุม

   -   ศึกษาเรื่องที่จะประชุม เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม

   -   เข้าประชุมให้ตรงเวลา อย่าขาดการประชุม หากจำเป็นต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

   -   อภิปรายในสิ่งที่รู้และเป็นประโยชน์ต่อการประชุม

   -   หากได้รับมอบหมายจากที่ประชุม ต้องปฏิบัติหน้าที่ให้เต็มที่ อย่าบ่ายเบี่ยง

   -   ฟังผู้เข้าประชุมคนอื่นอย่างตั้งใจ  พยายามเข้าใจสิ่งที่ผู้อื่นอภิปราย

   -   ไม่แสดงกิริยารบกวนหรือขัดจังหวะการอภิปรายของผู้อื่น

   -   ไม่ใช้อารมณ์ในการอภิปราย

   -   ไม่ผูกขาดการพูด  ไม่พูดคุยกับผู้ที่นั่งใกล้กัน ให้แสดงความคิดเห็นต่อที่ประชุม

 

บทที่การเขียนโครงการ

 

·       ความหมาย

โครงการ คือ  การวางแผนล่วงหน้าที่จัดทำขึ้นอย่างมีระบบประกอบด้วยกิจกรรมย่อยหลายกิจกรรม

   ที่ต้องใช้ทรัพยากรในการดำเนินงาน  และคาดหวังที่จะได้ผลตอบแทนอย่างคุ้มค่า   แต่ละโครงการจะมี

    เป้าหมายเพื่อการผลิตหรือการให้บริการเพื่อเพิ่มพูนสมรรถภาพของแผนงาน

         การเขียนโครงการจึงเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งของการวางแผนที่จะทำให้องค์กรธุรกิจบรรลุผลสำเร็จ

    ตามเป้าหมาย

 

·       ลักษณะของโครงการที่ดี

สามารถแก้ปัญหาขององค์การหรือหน่วยงานนั้น ๆ ได้

    -  มีรายละเอียด วัตถุประสงค์เป้าหมายต่าง ๆ ชัดเจน สามารถดำเนินงานได้ มีความเป็นไปได้

    -  รายละเอียดของโครงการต่อเนื่องสอดคล้องสัมพันธ์กัน

    -   ตอบสนองความต้องการของกลุ่มชน สังคมและประเทศชาติ

    -   ปฏิบัติแล้วสอดคล้องกับแผนงานหลักขององค์การ

    -   กำหนดขึ้นอย่างมีข้อมูลความจริงและเป็นข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบ

    -   ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารทุกด้าน โดยเฉพาะด้านทรัพยากรที่จำเป็น

    -   มีระยะเวลาในการดำเนินงานแน่นอน  ระบุวันเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด

    -   สามารถติดตามประเมินผลได้

 

·       ขั้นตอนการเขียนโครงการ

1.  วิเคราห์ปัญหาหรือความต้องการ  ดำเนินการโดย

        -  ศึกษาสภาพแวดล้อมเพื่อค้นหาปัญหา

        -  กำหนดสภาพแห่งการหมดปัญหา

        -  กำหนดแนวทางแก้ไข

   2.  เขียนโครงการ  มีเทคนิค ดังนี้

        -  ก่อนลงมือ ต้องตั้งคำถามและตอบคำถาม 5 W 1 H

        -  ศึกษาเกณฑ์การคัดเลือกโครงการ

        -  ลงมือเขียนโครงการ โดยใช้ภาษาเขียนที่กระชับ  สื่อความหมายได้ชัดเจน

 

·       รูปแบบโครงการ

โครงการแบบดั้งเดิมหรือแบบประเพณีนิยม

    มีส่วนประกอบ ดังนี้

    -  ชื่อโครงการ

       ชื่อโครงการ ต้องมีความชัดเจน เหมาะสม เฉพาะเจาะจง เป็นที่เข้าใจง่ายแก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหรือ

       ผู้นำโครงการไปใช้  ชื่อโครงการที่ดีต้องแสดงลักษณะงานที่ต้องปฏิบัติ แสดงลักษณะเฉพาะของ

       โครงการ  บอกได้ว่า โครงการเกี่ยวข้องกับเรื่องใด

    -  ผู้รับผิดชอบโครงการ  การเขียนโครงการต้องระบุผู้รับผิดชอบว่าเป็นผู้ใดหรือหน่วยงานใด

    -  หลักการและเหตุผล 

       หลักการและเหตุผล คือ ส่วนที่แสดงถึงปัญหาและความจำเป็นที่ต้องมีโครงการ  ควรเขียนระบุปัญหา

        เหตุผล โดยมีข้อสนับสนุนอย่างชัดเจน  หยิบยกทฤษฎีต่าง ๆ เข้ามาสนับสนุนให้สมเหตุผล อาจ

        ย้ำให้เห็นชัดเจนว่า โครงการสอดคล้องกับแผนและนโยบายของหน่วยงานหรือแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้จริง

    -  วัตถุประสงค์ของโครงการ

        วัตถุประสงค์เป็นเครื่องชี้แนวทางการดำเนินงานของโครงการ เป็นตัวกำหนดส่วนประกอบอื่น ๆ ของ

        โครงการ  วัตถุประสงค์ที่ดีต้องชัดเจนไม่คลุมเครือ  และควรเขียนเป็นวัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม

    -   เป้าหมาย  เป็นการคาดหวังล่วงหน้าถึงผลที่จะได้รับว่าเป็นปริมาณเท่าใด

    -   วิธีดำเนินงาน/ระยะเวลาดำเนินงาน

         วิธีดำเนินงานเป็นภารกิจที่ต้องปฏิบัติให้บรรลุวัตถุประสงค์

ตามโครงการ  วิธีดำเนินงานจำแนกเป็น

         กิจกรรมย่อยหลายกิจกรรม  บางครั้งนิยมเขียนเป็นรูปปฏิทินรวมกับระยะเวลาดำเนินงาน

    -   สถานที่ดำเนินงาน  ระบุสถานที่ให้ชัดเจนและเจาะจง

    -   งบประมาณหรือทรัพยากรที่ต้องใช้ ระบุยอดเงินและทรัพยากรอื่น ๆ ที่ใช้

    -   ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

         เป็นการแสดงถึงผลประโยชน์ที่พึงได้รับจากความสำเร็จของโครงการทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม

    -   การประเมินผลโครงการ  ควรระบุวิธีประเมินผลและอาจระบุผู้รับผิดชอบในการประเมินผล

 

·       ตัวอย่างโครงการ

ชื่อโครงการ

         โครงการบรรยายเชิงวิชาการ เรื่อง "เคล็ดลับ...สู่ ดีเจ.มืออาชีพ"

   ผู้รับผิดชอบโครงการ

         นักศึกษาสาขาภาษาไทยเพื่อการสื่อสาร(ภาคค่ำ) คณะมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย

   หลักการและเหตุผล

         นักจัดรายการวิทยุหรือ ดีเจ. เป็นอีกอาชีพหนึ่งที่กลุ่มวัยรุ่นส่วนใหญ่ให้ความสนใจและต้องการที่จะ

    ก้าวเข้าสู่วงการดังกล่าว  แต่การเข้าสู่อาชีพนี้จนสามารถเป็นนักจัดรายการมืออาชีพได้นั้น  จะต้องมี

    ความรู้หลายด้าน  ทั้งส่วนที่เกี่ยวกับเพลง  เกี่ยวกับศิลปิน ยังต้องมีความรู้รอบตัว ทันต่อเหตุการณ์

    สะสมประสบการณ์   มีไหวพริบปฏิภาณในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า  ที่สำคัญต้องมีทักษะการพูด 

    ที่สร้างความสนใจแก่ผู้ฟังได้ดี

          นักศึกษาสาขาภาษาไทยเพื่อการสื่อสาร (ภาคค่ำคณะมนุษยศาสตร์  มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย

    ตระหนักถึงความต้องการของนักศึกษาที่ประสงค์จะเรียนรู้เทคนิควิธีการต่าง ๆ ในการเป็นนักจัดรายการ

    วิทยุมืออาชีพ  จึงได้จัดโครงการนี้ขึ้น

   วัตถุประสงค์

           1.  เพื่อเผยแพร่ความรู้เกี่ยวกับการเป็นนักจัดรายการวิทยุมืออาชีพ

           2.  เพื่อให้ผู้ฟังสามารถนำความรู้ที่ได้ไปพัฒนาทักษะและประยุกต์ใช้เพื่อเป็นแนวทางในการเป็น

   นักจัดรายการวิทยุ

เป้าหมาย

            มีนักศึกษาและผู้สนใจทั่วไปเข้าฟังประมาณ 120 คน

   วิธีดำเนินงาน

            1.  ประชุมปรึกษาผู้เกี่ยวข้องเพื่อวางแผนและจัดทำโครงการ

            2.  สำรวจข้อมูลความต้องการและกำหนดหัวข้อการบรรยาย

            3.  นำเสนอโครงการเพื่อพิจารณาอนุมัติ

            4.  จัดหาวิทยากรที่เหมาะสม

             5.  จัดเตรียมเอกสารและวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ

             6.  ประชาสัมพันธ์

             7.  จัดบรรยาย

             8.  สรุปและประเมินผล

    ระยะเวลาดำเนินงาน

 

ลำดับ

รายการ

ระยะเวลาปฏิบัติงาน

..

..

      ก..

1.

  ประชุมปรึกษาผู้เกี่ยวข้องเพื่อวางแผนและจัดทำโครงการ

 

 

 

 

 

 

 

 

2.

  สำรวจข้อมูลความต้องการและกำหนดหัวข้อการบรรยาย

 

 

 

 

 

 

 

 

3.

  นำเสนอโครงการเพื่อพิจารณาอนุมัติ

 

 

 

 

 

 

 

 

4.

  จัดหาวิทยากรที่เหมาะสม

 

 

 

 

 

 

 

 

5.

  จัดเตรียมเอกสารและวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ

 

 

 

 

 

 

 

 

6.

  ประชาสัมพันธ์

 

 

 

 

 

 

 

 

7.

  จัดบรรยาย

 

 

 

 

 

 

 

 

8.

  สรุปและประเมินผล

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

หมายเหตุ  จัดบรรยายวันที่  21  กันยายน   2544  เวลา 13.00 . - 16.00 .

 

  สถานที่ดำเนินงาน

   ห้องกิจกรรมปริญญาตรี  มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย

   งบประมาณ

   1.  ค่าตอบแทนวิทยากร                                                                                  3,000    บาท

   2.  ค่าอาหารว่างและอาหารกลางวัน  คนละ 50บาท จำนวน 100 คน                 5,000   บาท 

   3.   ค่าเครื่องดื่ม                                                                                                  500  บาท

   4.  ค่าวัสดุในการจัดทำเอกสาร                                                                         2,000   บาท

    5. ค่าวัสดุในการประชาสัมพันธ์                                                                       3,000   บาท

    6. ค่าถ่ายภาพและถ่ายวิดิโอ                                                                              1,000  บาท

    7.  ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด                                                                                      1,000  บาท

                   รวมงบประมาณ                                                                             15,500  บาท

   ผลที่คาดว่าจะได้รับ

          ผู้เข้าฟังการบรรยายได้ทราบถึงแนวความคิด  วิธีการพูดและเคล็ดลับต่าง ๆในการเป็นนักจัดรายการวิทยุ  และบางส่วนสามารถนำความรู้ที่ได้รับไปพัฒนาและประยุกต์ใช้เพื่อเป็นแนวทางในการก้าวสู่อาชีพ

   การประเมินผล

คณะกรรมการใช้แบบสอบถามและแบบทดสอบประเมินผู้เข้าฟังการบรรยายทั้งก่อนและสิ้นสุดโครงการ

 

บทที่การจัดการประชุมทางวิชาการ

 

·       ความหมาย

การประชุมเชิงวิชาการในรายวิชานี้ หมายถึง การจัดการประชุมที่มีการถ่ายทอดความรู้ พัฒนาความรู้ หรือทักษะของผู้เข้าประชุมด้วยวิธีการต่าง ๆ ซึ่งอาจหมายรวมถึง การบรรยาย  การสัมมนา  การอบรมเชิงปฏิบัติการ  เป็นต้น

 

·       ขั้นวางแผนงาน

1.  การแจกแจงรายละเอียดของงาน

  2.  การจัดอันดับก่อนหลังของงานย

  3.  การประมาณการเวลาที่ใช้ของแต่ละงาน

  4.  การจัดทำกรอบความรับผิดชอบ

  5.  การมอบหมายผู้รับผิดชอบ

  6.  การจัดทำแผนการดำเนินงาน

7.  การกำกับและติดตามงาน

·       ขั้นการเตรียมงาน

1.  การแต่งตั้งคณะทำงาน

   2.  การประเมินความต้องการ

   3.  การติดต่อและจัดเตรียมสถานที่

   4.  การติดต่อวิทยากร

    5. การจัดเตรียมเอกสารและวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ

    6.  การติดต่อเชิญประธานในพิธีเปิด - ปิด

    7.  การจัดดูงานนอกสถานที่ (ถ้ามี)

    8.  การประชาสัมพันธ์

 

·       ขั้นการปฏิบัติงาน

1.  การประชุมซักซ้อมความเข้าใจ

   2.  การตรวจสอบความเรียบร้อยของสถานที่ เครื่องมือตลอดจนอุปกรณ์ต่าง ๆ

   3.  การต้อนรับ

   4.  การลงทะเบียน

   5.  การสมัครหรือการแจ้งความจำนงล่วงหน้า

   6.  พิธีเปิดการประชุม

   7.  การปฐมนิเทศ (ถ้ามี)

   8.  การแนะนำและการขอบคุณวิทยากร

   9.  การจัดบริการต่าง ๆ ระหว่างการประชุม

 10.  การทำแบบประเมินผล

 11.  พิธีปิดการประชุม

 12.  กิจกรรมอำลา (ถ้ามี)

 13.  การสรุปผลการประชุม/การสรุปค่าใช้จ่าย

 14.  การส่งจดหมายขอบคุณ

 15.  การจัดทำรายงานและแฟ้มข้อมูล

 

พุทธวิธีบริหาร
Buddhist Style in Management

กลับขึ้นบน